Dès lors que l’OTSI est subventionné par les pouvoirs publics, vous
devez tenir une
comptabilité. C’est de toute façon indispensable
pour le bon fonctionnement de l’association.
• Si l’OTSI reçoit une subvention supérieure à
23 000€
, vous devez
signer une convention entre la collectivité
qui donne la subvention
et l’OTSI. La
convention est de toute façon obligatoire
pour le classement en OT.
• Afin de rendre votre comptabilité en dehors de tout soupçon,
faites valider vos comptes
par un "vérificateur
aux comptes", personne
extérieure à l’organe dirigeant
de l’association.
• Si l’OTSI reçoit des subventions (de l’Etat ou d’une
Collectivité territoriale) qui
sont supérieures à 152 000 euros, un
commissaire
aux comptes professionnel
doit être désigné (loi du 29 janvier 1993). Vous devez garder le même
commissaire aux comptes pendant au moins 6 ans et le rémunérer.
Justifiez chaque opération par une pièce comptable (facture,
récépissé…). Etablissez des engagements de dépenses ! Tous
les documents comptables et bancaires sont à conserver au moins 10 ans,
les doubles de bulletins de paie 5 ans.
Pour rendre transparente l’aide des collectivités locales, estimez :
• le coût de location des locaux qui sont mis à disposition par la
Commune,
• le coût du personnel municipal détaché à l’OTSI,
• tout ce qui est réglé directement par la Collectivité
(téléphone…).
Intégrez-les dans une ligne spéciale en recettes et en dépenses dans
votre comptabilité. Vos budgets seront alors réellement le reflet de
votre activité.
Dans la gestion publique, la fonction
d’ordonnateur (celui qui dit qu’il faut payer) et celle de comptable
(celui qui paye effectivement) sont obligatoirement séparées.
La gestion de fait est la qualification juridique du non-respect de
cette séparation. Exemples :
On est dans la gestion de fait :
- si un OTSI encaisse des droits d’entrée d’un édifice public sans
avoir passé une convention fixant les modalités de contrôle du
percepteur.
Remarque : La seule présidence d’un OTSI
par un élu (Maire ou adjoint) ne constitue pas un cas de gestion de
fait . Pour ne pas être qualifié de « gestion de faité, l’OTSI doit
avoir une véritable vie associative et une gestion autonome (une
convention règle les conditions de versement et d’utilisation des
fonds publics). C’est le juge qui, au vu des différents paramètres
(vie statutaire, convention, composition du CA…) déterminera s’il y
a ou non « gestion de fait ».
- si l’OTSI reçoit une
subvention versée par la Commune et si le Maire a gardé le pouvoir
réel d’affecter ces crédits.
Si le président ou un membre du bureau de l’OTSI
est Conseiller municipal ou Communautaire, il est fortement
recommandé qu’il ne participe pas au vote de l’attribution de a
subvention de l’OTSI.
• Si l’OTSI verse une somme en contre partie
ou à l’occasion d’un travail, cette somme est considérée comme une
rémunération. Cette
personne est, au regard de la Sécurité Sociale, considérée comme
salariée de l’OTSI. Vous devez donc la déclarer
et verser des cotisations sociales.
Cette personne est, au regard de la Sécurité Sociale, considérée
comme salariée de l'OTSI. Vous devez donc la déclarer et verser des
cotisations sociales.
• Si un membre de l’OTSI paye personnellement des frais pour le
compte de l’OTSI (avance, frais de déplacement…),
l’OTSI peut rembourser ces frais à condition que la dépense ait été
préalablement acceptée et qu’elle puisse être justifiée.
Dans ce cas, cette somme
n’est
pas soumise à cotisation.
Précisez les modalités de ces remboursements dans le cadre de votre
règlement intérieur.
•Si un bénévole de l'OTSI paye personnellement des frais pour
l'exercice de l'activité de l'OTSI (par exemple l'utilisation d'un
véhicule personnel) et que ces frais ne sont pas remboursés par l'OTSI,
ces sommes peuvent être considérées comme un don à l'association.
Elles ouvrent droit à une réduction d'impôt égal à 50% du montant
retenu, dans la limite de 10% du revenu imposable, à condition de pouvoir
être justifiées. (instruction fiscale du 23/02/01)
