Dans la majorité des cas, l’OTSI est amené à créer des dépliants touristiques et à faire sa promotion dans un bulletin de liaison.

QUE FAUT-IL DÉCLARER ?

Si l’OTSI ne publie qu’un bulletin d’information de quelques pages photocopiées, à usage interne et distribué gratuitement à ses membres, vous n’êtes pas obligés d’effectuer les formalités de déclaration de la publication. Par contre, si l’OTSI crée un bulletin plus important, vendu ou distribué aux membres mais aussi à d’autres personnes extérieures à l’OTSI, vous devez procéder à la déclaration du périodique, sous peine de sanctions pénales.

MENTIONS OBLIGATOIRES

Dans toutes les publications (dépliants, affiches, bulletins d’informations…), vous devez indiquer le nom de l’imprimeur ou, le cas échéant, le sigle IPNS (Imprimé Par Nos Soins).

DROITS D'AUTEUR

Si l’OTSI édite une carte postale, un dépliant touristique… ou a un site INTERNET, attention aux éléments qui seront insérés.

• Lorsqu’un texte, une photo, une oeuvre d’art, un objet, une carte routière, une carte postale,… dispose d’un © (Copyright), vous ne pouvez pas l’utiliser sans autorisation écrite de l’auteur.

• Même si elle n’est pas protégée par un copyright, l’auteur peut vous réclamer des "droits d’auteur" pour l’utilisation et la reproduction de son oeuvre. 

Demandez donc son accord par écrit avant utilisation.

DROIT A L'IMAGE

Le code civil précise que "chacun a droit a son image, au respect de la vie privée" (art 9). Ce qui revient à dire qu’il faut le consentement écrit de la personne ou du propriétaire du bien photographié et l’objet de son utilisation (plaquette…). D’une manière générale, si vous prenez une photo avec des personnages (foule…), vous ne devez pas avoir nécessairement le consentement de chacune des personnes.

Par exemple, vous ne pouvez pas publier la photographie d’une oeuvre d’art sans autorisation du propriétaire ; Par contre, si vous voulez publier la photographie d’un "mur" avec plusieurs oeuvres, vous n’êtes pas obligés de demander l’autorisation à chaque propriétaire.

FORMALITES POUR DÉCLARER UN PERIODIQUE

L’OTSI éditant régulièrement une publication  doit se soumettre à un certain nombre de formalités :

• le dépôt du titre de la publication  : La déclaration se fait avant la parution du 1er numéro, auprès du Procureur de la République du Tribunal de Grande Instance du lieu où le bulletin sera imprimé.

Vérifiez au préalable que le titre de la publication n’a pas été déposé auprès de l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle).

• la nomination du directeur de publication,

• les mentions légales devant figurer sur chaque exemplaire :

	le nom et le domicile de l’imprimeur,
	le mois et l’année d’édition,
	la mention "dépôt légal" suivie de l’année et du mois de formalités de dépôt,
	le numéro ISSN délivré par la Bibliothèque Nationale,
	le nom du directeur responsable de la publication,
	les noms des membres de la rédaction, le numéro de commission paritaire si vous en bénéficiez.

• Le dépôt légal et judiciaire : Avant la diffusion, vous devez adresser 4 exemplaires de la publication à la Bibliothèque Nationale de France (service du dépôt légal, quai François Mauriac, 75706 PARIS CEDEX 13), 4 exemplaires à la Préfecture du Nord (service communication, 2 rue Jacquemars Gielée, 59 039 LILLE CEDEX), 2 exemplaires au Parquet du Procureur  de la République et à votre bibliothèque municipale.

Toute modification de titre, tout changement de directeur de la publication ou d’imprimeur doivent être  déclarés.

• L’inscription à la commission paritaire : Elle permet à l’association de bénéficier d’allègements fiscaux et postaux, à condition de respecter plusieurs conditions, notamment : publication au minimum trimestrielle, surface publicitaire inférieure à 50%.

Contactez la commission paritaire des publications et agences de presse (71 rue Saint Dominique, 75 007  PARIS) ou les services fiscaux.

LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

La loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi n°78-19- 6/10/78), reconnaît à l’individu des droits qui lui permettent de préserver sa vie privée :

	droit à l’information préalable, au moment de la collecte de données,
	droit à l’oubli : la loi limite dans le temps la conservation des données nominatives,
	droit d’accès direct : chaque personne peut s’informer sur l’existence de données la concernant, et au besoin, la faire rectifier ou effacer,
	droit d’accès indirect, notamment par rapport à l’accès aux informations à caractère médical (via un médecin),
	droit d’opposition,
	droit de rectification.

Si l’OTSI a constitué un fichier informatique comportant des informations nominatives des membres de l’association, il doit en faire la déclaration auprès de la CNIL, sous peine de sanctions pénales.