Un "membre" de l’association est, en général,
quelqu’un
qui adhère volontairement
à l’objet statutaire de
l’OTSI et paye une
cotisation (même symbolique).
La cotisation n’est pas obligatoire, sauf si elle est prévue dans les
statuts. Elle est toutefois conseillée, car
elle permet d’avoir une liste précise des
membres cotisants, et donc des membres
qui ont le droit de vote.
Il existe
plusieurs
types de membres :
• au moins, les membres actifs (sans eux, l’association ne vivrait pas),
• et, au delà, les représentants des collectivités publiques ou
privées,
• les membres d’honneur et les membres honoraires,
• les membres bienfaiteurs,
• les membres de droit. Précisez dans les statuts quels types de membres
doivent verser une cotisation et
qui a le droit de vote. En général, les membres
de droit, les membres d’honneur et
membres honoraires ne cotisent pas.
Les membres d’honneur et membres bienfaiteurs
n’ont en général pas le droit
de vote ; ils ont voix consultative.
Remarques : La cotisation peut être variable selon le statut de l’adhérent
: individuel,
professionnel du tourisme… D’autres
éléments peuvent également être
pris en compte dans le calcul de la cotisation
: le classement de l’équipement, sa
fréquentation… (par exemple, cotisation
différente pour un hôtel 1 étoile
et un hôtel 4 étoiles).
Sauf disposition particulière, vous devez organiser chaque année,
de préférence au cours du 1er semestre, une
Assemblée Générale (AG).
Tous les membres de
l’OTSI sont convoqués.
L’AG (ordinaire)
a
pour objet :
•
l’approbation
(ou pas) de l’activité et la gestion de l’exercice écoulé, sur présentation de rapports
moral, d’activités et financier par les dirigeants,
•
l’approbation
(ou pas) des projets et du budget prévisionnel pour
l’exercice
suivant,
• le
renouvellement des membres actifs du Conseil d’Administration. C’est
aussi à cette occasion qu’il faut susciter
les débats sur les attentes des uns
et des autres, sur les projets (conformément aux dispositions indiquées dans les
statuts)...
L’AG Extraordinaire
peut
être convoquée en principe à n’importe quel moment
pour statuer sur des questions urgentes
ou essentielles, en général des modifications
de statuts. Dans le
cas d’une modification de statuts, l’AG
extraordinaire se fait souvent avant l’AG ordinaire afin que les modifications soient plus rapidement
prises en compte.
Les modifications sont opérationnelles dès l’accord, et seront
officielles après la déclaration
en Préfecture (ou Sous-Préfecture).
Le Conseil d’Administration (CA) est élu parmi les membres de l’Assemblée Générale.
Pour une meilleure efficacité, il est préférable, dans les OTSI, de
décomposer le CA en 4 collèges
:
• Collège des
adhérents : ils
sont élus parmi les membres actifs.
•
Collège des
professionnels : ils
sont élus parmi les représentants des professionnels oeuvrant pour le développement
touristique et économique
de la ville.
•
Collège des
associations : ils
sont élus parmi les associations locales ayant une activité liée au tourisme.
•
Collège des
représentants des collectivités territoriales : ils
sont désignés par
le Conseil Municipal ou le
Conseil Communautaire. Le
Conseil d’Administration se réunit plusieurs
fois par an. Il est
chargé de l’administration
et du fonctionnement de
l’OTSI dans les
limites définies par les statuts.
Le Conseil d’Administration élit en son sein un bureau. Il est composé d’un Président, d’un ou
plusieurs vice-Présidents, d’un
trésorier, d’un secrétai-re, complété
le cas échéant par des adjoints
et des assesseurs. Il est le véritable
pouvoir exécutif de
l’association.
• Après
chaque Assemblée Générale, vous
devez envoyer en Préfecture
(ou Sous-Préfecture)
et à l’UDOTSI votre compte-rendu
d’AG qui reprend le rapport moral et d’activités, et surtout le
rapport financier (loi du 12/04/2001).
• Dès
qu’un changement survient dans
les statuts, la composition du Conseil d’Administration,
le siège social, vous devez
le déclarer en Préfecture ou Sous-Préfecture
dans un délai de 3 mois
à partir de la date de la modification (article 5 de la
loi du 1
er juillet 1901). En cas de
changement de titre, d’objet ou transfert de siège social,
vous devez en faire la publication
au Journal officiel.
• Vous devez tenir un
registre
spécial qui
indiquera toutes les modifications intervenues dans les statuts, les changements
de dirigeants, d’adresse de
siège social, les acquisitions ou aliénations
d’immeubles. Il comportera aussi
les récépissés délivrés par la Préfecture
lors des déclarations modificatives. Ce registre sera coté et paraphé par le
Président. La non-tenue de
ce registre est passible d’une amende
de 1500 euros. •
Vous devez tenir un registre
avec l’ensemble
des compte-rendus des réunions de bureau, de
Conseils d’Administration
et d’Assemblées Générales.
Cela constitue la mémoire de l’OTSI et un élément de référence en
cas d’action en justice. Statuts,
documents modificatifs, procès verbaux
d’AG et de CA doivent être conservés
au moins 30 ans !
